Υπάρχουν στιγμές που το μέλλον μιας επιχείρησης κρίνεται όχι από τη μακροπρόθεσμη στρατηγική, αλλά από την ικανότητά της να διαχειριστεί τις καθημερινές, «μικρές διαδικασίες». Πότε θα έρθει η παραγγελία; Γιατί καθυστέρησε ο προμηθευτής; Πόσα ξοδεύουμε πραγματικά και σε τι; Ερωτήματα που φαινομενικά ανήκουν στην «πίσω αυλή» της επιχείρησης, αλλά καθορίζουν τελικά αν θα προλάβει τις προθεσμίες της, αν θα έχει ανταγωνιστικό κόστος, αν θα μπορεί να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις του σήμερα – και του αύριο.
Καθώς η εφοδιαστική αλυσίδα αλλάζει από τη μια μέρα στην άλλη και ο ανταγωνισμός έρχεται από κατευθύνσεις που δεν περιμέναμε, το τμήμα προμηθειών βρίσκεται ξαφνικά στο επίκεντρο. Όχι ως υποστηρικτική λειτουργία, αλλά ως το κλειδί για την επιβίωση. Με έναν όρο: να καταλάβει πού βρίσκεται και να κινηθεί γρήγορα προς εκεί που πρέπει.
Αλλά πόσες επιχειρήσεις ξέρουν πραγματικά πού βρίσκονται σήμερα;
Η λειτουργία του τμήματος προμηθειών κάθε άλλο παρά διεκπεραιωτική είναι σήμερα. Οι εταιρείες που έχουν προχωρήσει στον εκσυγχρονισμό των προμηθειών απολαμβάνουν σημαντικά προνόμια τα οποία φέρνουν αυξημένη αποτελεσματικότητα. Με τις αλλαγές να είναι ραγδαίες, είναι πιο σημαντικό από ποτέ κάθε επιχείρηση να αναγνωρίσει το επίπεδο ψηφιακής ωριμότητας των προμηθειών της έτσι ώστε να καθορίσει τη στρατηγική της ανάλογα και να προχωρήσει στις απαραίτητες αλλαγές.
Γιατί η ψηφιακή ωριμότητα στις προμήθειες είναι πιο σημαντική από ποτέ
Όταν κάτι δουλεύει, δεν υπάρχουν πολλοί λόγοι για να το αλλάξουμε, μπορεί να σκεφτεί κανείς. Αυτό ισχύει μόνο σε ένα σταθερό περιβάλλον όμως. Όταν ο ανταγωνισμός εξελίσσεται και η εφοδιαστική αλυσίδα αλλάζει ραγδαία, η στασιμότητα μετατρέπεται σε απειλή. Αυτός είναι και ο λόγος που το τμήμα προμηθειών επιβάλλεται να περάσει στην ψηφιακή εποχή, για να μετατραπεί η λειτουργία του σε στρατηγικό πλεονέκτημα. Προτού μία επιχείρηση προχωρήσει στην προμήθεια εργαλείων digital procurement, όμως, πρέπει να αναγνωρίσει με ακρίβεια το επίπεδο της ψηφιακής ωριμότητας στο οποίο βρίσκεται.
Τα 4 στάδια ψηφιακής ωριμότητας στο procurement
Μελετώντας την αγορά σήμερα, παρατηρούμε πως οι επιχειρήσεις τείνουν να κατατάσσονται σε 4 διακριτές κατηγορίες. Παρακάτω θα αναλύσουμε τα 4 στάδια ψηφιακής ωριμότητας προμηθειών που εντοπίζονται, για να καθορίσετε που ανήκει το δικό σας τμήμα προμηθειών:
- Χειροκίνητη λειτουργία: Οι διαδικασίες είναι αποσπασματικές, μη αυτοματοποιημένες και δεν χρησιμοποιούνται κατάλληλα ψηφιακά εργαλεία. Το πιο συνηθισμένο ψηφιακό εργαλείο σε αυτό το στάδιο είναι το Excel, το οποίο όμως δεν είναι ικανό να υποστηρίξει υψηλά επίπεδα αποτελεσματικότητας.
- Στοιχειώδης αυτοματοποίηση: Οι περισσότερες διαδικασίες παραμένουν χειροκίνητες, αλλά έχουν γίνει κάποια πρώτα βήματα ψηφιοποίησης. Συνήθως συναντάμε εργαλεία για ψηφιακά αιτήματα υποβολής προσφορών ή διεξαγωγής διαγωνισμών, χωρίς να υπάρχει ένα ενοποιημένο σύστημα digital procurement.
- Ολοκληρωμένη ψηφιακή ροή εργασιών: Το τρίτο στάδιο ανήκει στις επιχειρήσεις που έχουν εισάγει πλήρη αυτοματοποίηση και ψηφιακή ροή για εγκρίσεις, συμβόλαια και σχέσεις με προμηθευτές, μέσα από ένα κεντρικό σύστημα ψηφιακής διαχείρισης του τμήματος.
- Προμήθειες με βάση τα δεδομένα: Το τελευταίο στάδιο αφορά επιχειρήσεις που δεν έχουν απλώς ψηφιοποιήσει τις προμήθειές τους, αλλά εκμεταλλεύονται τα δεδομένα που παράγονται για να πάρουν καλύτερες αποφάσεις. Το τμήμα προμηθειών έχει ενεργό ρόλο στη χάραξη στρατηγικής μέσα από την ανάλυση των εξαιρετικά χρήσιμων insights που προκύπτουν από τη λειτουργία του.
Γιατί έχει σημασία να καθοριστεί το ακριβές επίπεδο
Μόνο μέσα από τον ακριβή προσδιορισμό του σταδίου ωριμότητας των ψηφιακών προμηθειών θα μπορέσει μία επιχείρηση να προχωρήσει στις απαραίτητες ενέργειες για την αναβάθμιση του τμήματος. Γνωρίζοντας σε ποιο επίπεδο βρίσκεται, η επιχείρηση μπορεί να στοχεύσει πιο αποδοτικά τις επενδύσεις της, αποφεύγοντας τη σπατάλη πόρων. Όταν έρθει η ώρα να εγκατασταθούν τα νέα εργαλεία, η υιοθέτησή τους θα κυλήσει πιο ομαλά καθώς οι χρήστες θα προσαρμοστούν ευκολότερα λόγω του μικρού χάσματος που έχουν να καλύψουν. Τέλος, ο καθορισμός του σταδίου βοηθά στην ευθυγράμμιση του τμήματος προμηθειών με την γενικότερη επιχειρηματική στρατηγική.
Από την απλή αυτοματοποίηση στην έξυπνη διαχείριση με τις λύσεις της SOFTONE cosmoONE
H SOFTONE cosmoONE αναδεικνύεται σήμερα ως ο ισχυρότερος σύμμαχος για την αναβάθμιση του τμήματος προμηθειών, παρέχοντας εργαλεία που καλύπτουν τη μετάβαση στο επόμενο επίπεδο, σε όποιο στάδιο κι αν βρίσκεται μια επιχείρηση σήμερα.
Για τις επιχειρήσεις που τώρα κάνουν τα πρώτα βήματα προς τον ψηφιακό μετασχηματισμό των προμηθειών, η SOFTONE cosmoONE παρέχει εργαλεία για την έρευνα αγοράς και την διαπραγμάτευση όπως το eAUCTION – Πλατφόρμα ηλεκτρονικών δημοπρασιών τόσο για την αγορά όσο και για την πώληση αγαθών και υπηρεσιών, που επιτρέπει σε μια επιχείρηση να πετύχει την καλύτερη τιμή και να βελτιώσει τα οικονομικά της αποτελέσματα, αλλά και το eSOURCE, μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα για τη διενέργεια ηλεκτρονικών διαγωνισμών, με εξειδικευμένα εργαλεία για κάθε βήμα, από την πρόσκληση προμηθευτών μέχρι την υπογραφή της σύμβασης.
Στη συνέχεια, για τις εταιρείες που έχουν ήδη ενσωματώσει ψηφιακά εργαλεία αλλά επιδιώκουν μια πιο ενοποιημένη και αποδοτική λειτουργία, η SOFTONE cosmoONE προσφέρει ένα ολοκληρωμένο οικοσύστημα λύσεων. Αυτό περιλαμβάνει πλατφόρμες για τη διαχείριση συμβολαίων (eCONTRACT), τη σχέση με τους προμηθευτές (ePORTAL | SRM), τις ψηφιακές εγκρίσεις (eDEMAND) και τη συγκεντρωτική παρακολούθηση KPIs μέσω αναλυτικών dashboards (eANALYZE). Η επιχείρηση αποκτά πλέον τον έλεγχο του συνόλου της προμηθευτικής διαδικασίας μέσα από ένα ενιαίο περιβάλλον. Οι λύσεις της SOFTONE cosmoONE προσφέρουν προηγμένα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων και ενισχυμένης συνεργασίας με το ευρύτερο δίκτυο της εφοδιαστικής αλυσίδας. Σε αυτό το στάδιο, το procurement δεν λειτουργεί μόνο υποστηρικτικά, αλλά αποτελεί βασικό σύμμαχο στον στρατηγικό σχεδιασμό της επιχείρησης.
Σε κάθε περίπτωση, η SOFTONE cosmoONE δεν προσφέρει απλώς τεχνολογικά εργαλεία — προσφέρει μια εξελικτική διαδρομή ψηφιοποίησης, προσαρμοσμένη στις ανάγκες και τις δυνατότητες κάθε επιχείρησης. Με αποδεδειγμένη εμπειρία στην ελληνική αγορά και δεκάδες επιτυχημένες υλοποιήσεις, αποτελεί σήμερα τον πλέον αξιόπιστο συνεργάτη για την αναβάθμιση του ρόλου του procurement.
Μάθετε περισσότερα για τις λύσεις της SOFTONE cosmoONE, μέλος του Ομίλου Olympia, εδώ.
